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Sendungsauskunft

Die Anzeige Sendungsauskunft bietet die Möglichkeit die unterschiedlichen eindeutigen Sendungsmerkmalen zu suchen und Rückfragen zu beantworten.

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Quittungsnummer

Im Feld Quittungsnummer können Sie Sendungsinformationen anhand von Retourenquittungen der Hermes Germany GmbH finden. Zu den Retourenquittungen gehören zum einen die übergebenen Quittungen bei der Abgabe an einem der rund 14.000 Hermes PaketShops oder zum anderen bei der Retourenübernahme durch einen Zusteller der Hermes Germany GmbH direkt beim Kunden (beauftragte Retourenabholung oder Retourenmitnahme).

Unter einer Quittungsnummer können mehrere Sendungen angezeigt werden. Alle angezeigten Sendungen wurden in diesem Fall gemeinsam abgeholt bzw. abgegeben.

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Identnummer

Mit Hilfe der Eingabe der Hermes Sendungsidentnummer ist die aktuelle Sendungshistorie (Scankette) einsehbar. Die eindeutige Sendungsidentnummer besteht immer aus 14 Ziffern und wird in Klarschrift auf dem Sendungsetikett angedruckt.

Bei dem Suchkriterium Sendungsidentnummer wird immer nur die eine Sendung angezeigt, die genau zu dieser Nummer gehört.

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Kunden-/Referenznummer

Durch die Eingabe der Kunden- / Referenznummer können Sie anhand der von ihrem Versandhaus an HLG übertragenen Identifikationsnummer (z.B. Auftrags-, Rechnungs- oder Kundennummer) eine Suche zur Sendungshistorie starten.

Unter einer Kunden / Referenznummer können mehrere Sendungen angezeigt werden. Alle angezeigten Sendungen wurden in diesem Fall unter Angabe der gleichen Kunden / Referenznummer versendet.

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Erweiterte Sendungssuche

Durch die Suche nach einzelnen Adresskomponenten wie Nachname, Straßenname, PLZ oder den Ort. Als Mindestanforderung zur erweiterten Suche können folgende Kombinationen genutzt werden:

1 - Nachname + Postleitzahl

2 - Nachname + Ort

3 - Strasse + Postleitzahl

4 - Strasse + Ort

5 - Vorwahl + Rufnummer

Es werden alle Sendungen angezeigt, die die eingegebenen Suchkriterien erfüllen.

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Abliefernachweise

Der Abliefernachweis zeigt die Unterschrift des Sendungsempfängers mit einigen Informationen zur Sendung wie der Sendungsidentnummer, die Originalzustelladresse und den Zeitpunkt der Zustellung.
Sollte eine andere Person als der Empfänger selbst die Sendung angenommen haben, ist ein entsprechender Hinweis mit näheren Adressangaben und der Unterschrift direkt auf dem Abliefernachweis abzulesen.

Der Abliefernachweis wird im PDF-Format angezeigt und kann zum Zwecke der Reklamationsbearbeitung gedruckt sowie gespeichert werden.

Bei bereits zugestellten Sendungen können Sie aus der der Detailansicht heraus den Abliefernachweis drucken und speichern:

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BNK

Die BNK (Benachrichtigungskarte) wird vom Zusteller an der Haustür des Sendungsempfängers hinterlegt, konnte dieser bei der Zustellung nicht angetroffen werden. Sie stellt das direkte Kommunikationsinstrument zwischen dem HLG – Zusteller und dem Endkunden dar.

Die hinterlegte Benachrichtigungskarte wird mit der Sendungsidentnummer verknüpft und somit ist die Sendungshistorie der Sendung über die Angabe der eindeutigen BNK-Nr. aufrufbar.

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Geeignete Sendungsnummern für die Mehrfachabfrage

Für die Mehrfachabfrage geeignete Sendungsnummern sind: Identnummer , Quittungsnummer und der Retourenbarcode .

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Eingabe und Import von Sendungsnummern

Die Sendungsnummern können kommagetrennt direkt in das Suchfeld der Mehrfachabfrage eingegeben oder per Datenimport eingefügt werden.

Der Import von Daten ermöglicht die Mehrfachabfrage von bis zu 100 Sendungsnummern gleichzeitig. Die dafür zulässigen Dateiformate sind semikolongetrennte Textdateien (*.txt) oder semikolongetrennte CSV-Dateien (*.csv).

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Erstellung einer Importdatei für die Mehrfachabfrage

Anlegen der *.csv Importdatei in MS Excel

Die Importdatei besteht maximal aus einer Spalte und 101 Zeilen. Die Zeile 1 dient als Kopf (Überschrift) der Liste. Der genaue Aufbau ist aus der Abbildung ersichtlich:

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Nach dem Eingeben der Sendungsnummern:

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mit "Datei" => "Speichern unter" als "CSV (Trennzeichen getrennt) speichern.

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Beispiele

Um Ihnen die Erstellung von Importdateien zu erleichtern, haben wir hier beispielhaft eine Importdatei als TXTund hier als CSV hinterlegt.

Import

Mit dem Klick auf "Daten importieren" wird die Funktion aufgerufen.

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Die Auswahl der Importdatei erfolgt mittels des Durchsuchens der von Ihnen angelegten Dateistruktur, so zum Beispiel.

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Wählen Sie die gewünschte Datei und bestätigen die Auswahl mit "Öffnen".

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Durch "Sendungen importieren" wird die Funktion gestartet:

Im Suchfeld der Mehrfachabfrage sind die importierten Sendungsnummern sichtbar und können mit dem Klick auf "Suchen" sofort abgefragt werden.

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Anzeige von Identnummern in der Mehfachabfrage

Die in der Mehrfachabfrage gesuchten Identnummern werden in Listenform angezeigt. Folgende Informationen erhalten Sie auf einen Blick:

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Informationen zur einzelnen Sendung erhalten Sie durch die Auswahl "Historie".

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Die Historie beschreibt, wie die Sendung bisher bearbeitet wurde. Der Sendungsstatus an oberster Stelle ist der letzte, aktuellste für die Sendung verfügbare Scanstatus und "Details".

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Sie erhalten Detailinformationen zur Sendung, inkl. der gebuchten Servicearten, wie zum Beispiel "24h Eilsservice" oder die Information, dass es sich um eine Nachnahmesendung handelt.

Mit der Auswahl "Retourenauftrag für Pakete" werden Sie direkt in die Anwendung zur Erstellung eines Retourenabholauftrages weitergeleitet.

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Sammeldruck von Abliefernachweisen

Direkt aus der Übersichtsliste in der Mehrfachabfrage von Identnummern können für Sendungen, die bereits zugestellt wurden, Abliefernachweise gedruckt werden Der Druck kann sowohl für einzeln ausgewählte, mehrere ausgewählte, als auch alle ausgewählten Identnummern erfolgen. Die maximale Anzahl von gleichzeitig zum Druck der Abliefernachweise auswählbaren Identnummern ist 10.

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Die verfügbaren Abliefernachweise werden jeweils separat in einem neuen Fenster im Format .pdf und können direkt gedruckt und gespeichert werden.

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Anzeige von Quittungsnummern in der Mehfachabfrage

Die in der Mehrfachabfrage gesuchten Quittungsnummern werden in Listenform angezeigt. Folgende Informationen erhalten Sie auf einen Blick:

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Beim Klick auf "Details" werden die sich hinter der Quittungsnummer verbergenden Sendungen einzeln aufgeführt und die Sendungshistorie der einzelnen Sendung wird verfügbar gemacht:

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Anzeige von Retourenbarcodes in der Mehfachabfrage

Die in der Mehrfachabfrage gesuchten Retourenbarcodes werden in Listenform angezeigt, folgende Informationen erhalten Sie auf einen Blick:

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Die Historie beschreibt, wie die Retourensendung bisher bearbeitet wurde, der Sendungsstatus an oberster Stelle ist der letzte, aktuellste für die Retourensendung verfügbare Scanstatus. Unter Details erhalten Sie weitere Informationen zur Retourensendung.

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Versandhaus

Bitte wählen Sie in diesem Pull Down-Menü das Versandhaus aus, dem diese Retoure zugeordnet werden soll.

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Kunden/Referenznummer

Bitte tragen Sie in dieses Feld die Kunden- bzw. Referenznummer des Kunden ein, bei dem die Retoure abgeholt werden soll.

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Name / Vorname

Bitte tragen Sie den Namen und Vornamen des Kunden ein, bei dem die Sendung abgeholt werden soll.

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Adresszusatz

Falls es Besonderheiten zu der angegebenen Adresse gibt, sollten diese hier eingetragen werden, z.B.: c/o ; Hinterhaus, Nebeneingang; Name der Firma, Appartementnummer; u.s.w.

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Strasse

Bitte tragen Sie in diesem Feld die Straße und die Hausnummer der Adresse ein, an der die Retoure abgeholt werden soll.

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PLZ/Ort

Bitte tragen Sie in diese Felder die Postleitzahl und den Ort der Adresse ein, an der die Retoure abgeholt werden soll.

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Telefonnummer

Bitte tragen Sie in diesem Feld die Telefonnummer des Kunden ein, bei dem die Retoure abgeholt werden soll.

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Anzahl Retouren

Bitte tragen Sie in diesem Feld die Anzahl der Pakte ein, die abgeholt werden sollen.

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Abholtermin

Bitte tragen Sie das Datum ein, an dem der Auftrag durchgeführt werden soll. Bitte beachten Sie dabei, dass Aufträge, die Sie nach 20:00 Uhr abschicken, frühestens am übernächsten Werktag ausgeführt werden können.

Sie können dieses Feld manuell füllen oder das gewünschte Datum über die Kalenderfunktion auswählen. Bitte beachten Sie bei der Kalenderfunktion, dass die Auswahl "Heute" nicht möglich ist.

Der eingegebene Termin darf maximal 10 Tage in der Zukunft liegen.

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Retouren unter 10 kg und 40 l

Bitte versuchen Sie an dieser Stelle das Gewicht und das Volumen möglichst genau zuzuordnen und wählen per Mausklick die entsprechende Angabe aus, um mit Hilfe dieser Angaben die logistische Abwicklung zu optimieren.

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Zurücksetzen

Mit diesem Button werden alle bis dahin getätigten Eingaben gelöscht, es werden keine Daten an Hermes übertragen und somit der Retourenabholauftrag nicht an die HLG übertragen.

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Abschicken

Mit diesem Button werden die Daten an HLG übertragen und der Auftrag entsprechend der angegebenen Daten ausgeführt.

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PaketShop-Finder

Über Eingabe von PLZ oder Stadt und Straße können Sie jederzeit als Alternative zu einem Abholauftrag einen PaketShop für die Abgabe der Retoure heraussuchen:

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Die Angaben zu dem nächstgelegenen Paketshop werden in einem zusätzlichen Fenster angezeigt.

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Die bis dahin eingegebenen Daten der Retourenabholung bleiben erhalten. Falls der Kunde die Alternative an den rund 14.000 PaketShops nutzt, können die eingegebenen Daten für die Retourenabholung per "Zurücksetzten" gelöscht werden. Eine Übertragung der Abholdaten an Hermes ist in diesem Fall nicht notwendig.

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